En matière de gestion de projet, avoir l'air occupé n'est pas synonyme de progrès. De nombreux chefs de projet, PMO et chefs d'équipe tombent dans le piège du multitâche : répondre à des courriels, assister à des réunions, avancer sur plusieurs tâches à la fois... et terminer la journée sans en avoir clôturé aucune.
Cet article explique pourquoi le multitâche n'est pas une solution, mais une source de retards, d'erreurs et d'épuisement. Et surtout, quelles sont les stratégies et méthodologies à appliquer pour sortir de ce cycle improductif.
Table des matières
- Qu'est-ce que le multitâche ?
- Le multitâche dans les projets : un faux sentiment de productivité
- Conséquences réelles du multitasking sur le lieu de travail
- Stratégies pratiques pour sortir du multitâche
- Que propose le CCPM pour éliminer le multitasking ?
- Conclusion : le multitâche ne permet pas d'aller plus vite
- Vous souhaitez améliorer la faisabilité de vos projets ?
Qu'est-ce que le multitâche ?
On entend généralement par multitâche la capacité à mener plusieurs activités de front - par exemple, répondre à des courriels pendant une réunion ou parler au téléphone tout en préparant une présentation. Le multitâche est souvent perçu comme un signe d'efficacité et est même valorisé dans de nombreux environnements professionnels comme une compétence souhaitable.
Cependant, les preuves scientifiques et les études neuroscientifiques réfutent cette perception. Le cerveau humain n'est pas conçu pour accorder toute son attention à plus d'une tâche à la fois. Ce qui se produit en réalité, c'est un changement rapide et continu d'attention, connu sous le nom de changement de tâche, qui fragmente la concentration et épuise les ressources mentales.
Dans l'environnement d'un projet, le multitâche est une pratique courante. Il semble logique de penser que le multitâche nous permet d'aller plus vite, de mieux utiliser notre temps et de mieux répondre aux exigences quotidiennes. Cependant, cette perception est profondément déconnectée du fonctionnement réel de notre cerveau.
Loin d'être un avantage, le multitâche représente un piège déguisé en efficacité. Son effet cumulatif peut dégrader la qualité du travail, augmenter les erreurs et devenir une source continue de stress pour les chefs de projet et leurs équipes.
Le multitâche ressemble à de la productivité, mais en réalité il fragmente la concentration et multiplie la fatigue mentale.
De l'informatique au comportement humain
Le concept de multitâche est né dans le domaine de l'informatique, où il décrit la capacité d'un système à exécuter plusieurs tâches en même temps. Le terme est passé dans le langage professionnel comme synonyme d'efficacité individuelle: on attend d'une personne qu'elle soit capable de s'occuper de plusieurs questions en même temps sans compromettre ses performances.
Mais le cerveau humain n'est pas un processeur parallèle. Il ne traite pas des tâches simultanées avec toute son attention, mais passe de l'une à l'autre à grande vitesse. Ce processus, connu sous le nom de changement de tâche, implique une interruption constante de la concentration et une perte continue d'énergie mentale.
Pourquoi nous y attachons de l'importance - et pourquoi cela ne fonctionne pas
La pression de la performance, l'hyperconnectivité et la culture de l'occupation ont élevé le multitâche au rang de vertu. Répondre à des messages tout en assistant à une réunion, vérifier des tâches pendant un appel ou passer d'un projet à l'autre semble être la norme.
Cependant, cette pratique peut réduire considérablement votre productivité, augmenter la probabilité d'erreurs et affecter la qualité de votre travail. Sur le plan cognitif, la réorganisation de l'attention après chaque poste de travail demande un effort important, qui peut durer plus de 20 minutes. Cela diminue également la concentration, augmente le stress et, à long terme, nuit aux performances intellectuelles.
Ce qui ressemble à de l'efficacité est en réalité une perte silencieuse de temps, d'énergie et d'attention.
Le multitâche dans les projets : un faux sentiment de productivité
Dans les environnements où la pression est forte et les demandes multiples, le multitâche semble être une solution naturelle. Répondre à des courriels pendant une réunion, passer d'une tâche à l'autre dans le cadre de différents projets ou faire "un peu de tout" en parallèle donne l'impression de tirer le meilleur parti de son temps. Cependant, cette perception n'est qu'une illusion.
Ce qui est présenté comme une agilité multitâche est en réalité une succession d'interruptions déguisées en progrès.
Le mythe du progrès rapide
Le cerveau humain n'est pas en mesure de maintenir une attention totale sur deux tâches complexes en même temps. Ce qu'il fait, en fait, c'est changer constamment d'objectif - un processus qui fragmente la concentration et épuise l'énergie mentale.
Dans les projets, cet effet est encore plus perceptible. Lorsque l'on essaie de faire progresser plusieurs tâches en même temps, aucune d'entre elles n'est terminée plus tôt et toutes sont prolongées. Par exemple, si trois tâches d'une semaine sont exécutées successivement, le total est de trois semaines. Mais si elles sont divisées en tiers et constamment alternées, la progression réelle est retardée : elles se terminent toutes à la fin de la troisième semaine, et aucune n'est prête plus tôt.
Le coût invisible du transfert de tâches
Chaque passage d'une activité à l'autre a un coût caché. Bien qu'elle passe inaperçue, chaque interruption oblige le cerveau à se réorganiser, à se replacer dans son contexte et à se concentrer à nouveau. Ce "temps de remise à zéro" peut atteindre 23 minutes par changement. Il en résulte un flux constant de pertes qui affecte à la fois les progrès réels et le bien-être émotionnel du praticien.
Le multitâche, en plus d'être inefficace, est une source de stress et d'anxiété. La pression exercée pour contrôler plusieurs fronts en même temps génère de l'insatisfaction, de la fatigue et le sentiment de ne jamais rien faire. C'est pourquoi des approches telles que la gestion de projet par chaîne critique (CCPM) recommandent d'éliminer cette pratique et d'encourager une concentration totale sur une seule tâche hiérarchisée.
Le multitâche n'accélère pas les choses. Il ne fait que diviser l'attention et multiplier l'usure.
Conséquences réelles du multitasking sur le lieu de travail
Le multitâche n'est pas seulement inefficace : il est activement nuisible. Son impact va au-delà d'une simple perte d'efficacité. Il affecte la qualité du travail, la santé mentale et la durée des projets, en particulier dans les environnements où les tâches sont nombreuses et les fronts ouverts multiples.
Baisse de la productivité et augmentation du nombre d'erreurs
Le premier effet visible est une baisse de la productivité. Le fait de passer constamment d'une tâche à l'autre fragmente l'attention et oblige à réorganiser sa pensée à chaque saut. On estime que cet effort cognitif peut réduire la productivité jusqu'à 40 %, tout en augmentant considérablement la probabilité d'erreurs.
Chaque changement de contexte nécessite un temps de récupération. Cet effort supplémentaire - invisible mais cumulatif - transforme une journée apparemment active en une série d'interruptions coûteuses.
Dispersion mentale et troubles cognitifs
Le multitâche interfère avec des fonctions cognitives clés. Le cerveau accumule ce que l'on appelle l'attention résiduelle: des fragments de tâches antérieures qui continuent d'occuper l'espace mental. Cela réduit l'efficacité de la tâche en cours et affecte à la fois la mémoire à court terme et la capacité de raisonnement.
Des études indiquent que cet effet peut entraîner une perte de 10 points de QI. En outre, l'infoxication - une surcharge constante d'informations - dégrade la concentration soutenue et bloque la prise de décision.
Stress, épuisement professionnel et problèmes de santé
Au-delà de l'impact cognitif, le multitâche nuit au bien-être émotionnel. Il a été directement lié à des symptômes d'anxiété, de fatigue mentale et d'insatisfaction professionnelle. 71 % des travailleurs du savoir ont souffert d'épuisement professionnel au cours de l'année écoulée, en grande partie à cause de la pression exercée par la nécessité de traiter plusieurs fronts en parallèle.
L'effort constant de recentrage de l'attention empêche le cerveau de "s'éteindre", ce qui affecte le sommeil, augmente l'irritabilité et affaiblit la résistance mentale.
Impact critique dans des environnements multi-projets
Dans un projet unique, le multitâche est déjà un problème. Mais dans les environnements multiprojets, son effet est catastrophique. Les tâches s'allongent, les ressources se dispersent et la synchronisation entre les équipes est rompue.
Les méthodologies telles que la gestion de projet par chaîne critique (CCPM) découragent explicitement cette pratique. Le fractionnement du temps entre plusieurs tâches parallèles non seulement les retarde toutes, mais introduit également de l'incertitude et une surcharge de ressources. Résultat : des délais non respectés, une pression croissante et des projets qui ne se terminent jamais comme prévu.
Le multitâche est un bruit déguisé en activité. Dans les projets, ce bruit se paie en retards.
Stratégies pratiques pour sortir du multitâche
Se défaire du multitasking n'est pas seulement une question de volonté : il faut de la méthode. Le cerveau humain n'est pas fait pour diviser son attention dans plusieurs directions à la fois. Ce que nous percevons comme du multitâche est en fait un passage constant d'une tâche à l'autre qui épuise l'énergie mentale et réduit les performances.
La bonne nouvelle, c'est qu'il existe des techniques éprouvées pour retrouver la concentration, protéger la productivité et réduire le stress. Ces stratégies vous permettent de faire plus de progrès avec moins d'usure.
La solution au problème du multitâche n'est pas d'arrêter de faire, mais de commencer à faire avec intention et priorité.
délégué
Mes années d'expérience m'ont appris que savoir déléguer est un art et l'un des moyens les plus efficaces de lutter contre le multitasking.
Lorsque tout passe par vous, l'attention se fragmente et les tâches s'accumulent. Apprendre à déléguer libère l'attention pour ce qui nécessite réellement votre intervention directe.
Il ne s'agit pas d'abandonner des responsabilités, mais de donner de la clarté, de l'autonomie et du suivi à ceux qui peuvent les assumer. De cette manière, vous réduisez le bruit opérationnel, vous évitez la surcharge et vous retrouvez une orientation stratégique.
Techniques de focalisation et de hiérarchisation
La base de l'élimination du multitâche est le monotâche: se concentrer sur une seule tâche à la fois. Une pratique efficace consiste à identifier les tâches les plus importantes de la journée et à s'y atteler en premier, avant que l'environnement n'impose son bruit.
La règle 90/90/1 de Robin Sharma résume bien la situation : consacrez les 90 premières minutes de la journée, pendant 90 jours, à votre tâche la plus importante ou la plus créative. Vous protégez ainsi votre énergie la plus précieuse pour le travail qui compte vraiment.
Gestion structurée du temps
Pour maintenir la concentration, le temps doit être conçu et non réactif. Quelques techniques efficaces :
- Timeboxing: affectation de blocs de temps fermés à une seule tâche.
- Blocage du temps: regroupement de tâches similaires (comme répondre à des courriels) à des moments précis de la journée.
- Technique PomodoroLa technique Pomodoro consiste à travailler 25 minutes d'affilée, à se reposer 5 minutes, puis à répéter l'opération. Après 4 cycles, une pause plus longue. Cette structure permet de maintenir la concentration et de réduire la fatigue.
La méthodologie CCPM intègre également ce principe : éliminer le multitâche pour protéger la concentration de la ressource la plus critique.
Minimisez les distractions et dites "non".
L'environnement numérique (et cela s'applique à tout environnement) est une usine à interruptions. Activez le mode "Ne pas déranger", mettez les notifications en sourdine et éliminez tout ce qui est en concurrence avec votre attention. Mais surtout, apprenez à dire "non". Chaque nouvelle tâche non filtrée est une porte ouverte au chaos. Décider de ce qu'il ne faut pas faire fait partie de la productivité.
La pleine conscience et le repos efficace
L'entraînement à l'attention est également essentiel. La pleine conscience aide à garder l'esprit dans le présent, réduisant ainsi le glissement cognitif entre les tâches. En outre, il est essentiel de faire des pauses régulières: 5 à 10 minutes toutes les heures ou toutes les heures et demie peuvent recharger la capacité de concentration. Et sans véritable repos (y compris le sommeil), il n'y a pas de performance durable.
Multitâche intelligent (uniquement dans certains cas)
Le seul multitâche acceptable est celui qui ne requiert pas une réelle attention. Par exemple, écouter un podcast tout en pliant du linge ou marcher tout en réfléchissant. Pourtant, même dans ces tâches, une seule reçoit toute l'attention du cerveau. Pour utiliser cette stratégie, il faut faire preuve de discernement et la combiner avec une tâche mécanique qui ne requiert pas une attention totale.
Il ne s'agit pas d'en faire plus, mais de faire ce que l'on a à faire... et de le faire bien.
Que propose le CCPM pour éliminer le multitasking ?
Peu de méthodologies abordent le problème du multitâche aussi clairement que la gestion de projet de la chaîne critique (CCPM). Pour la CCPM, le multitâche n'est pas une inefficacité mineure, mais l'ennemi numéro un de la productivité. Son objectif est de créer un environnement dans lequel chaque ressource est entièrement consacrée à ce qui compte : une tâche à la fois.
Le CCPM n'optimise pas les tâches, il optimise l'attention. Car sans attention, il n'y a pas de véritable progrès.
Concentration à 100 % sur une tâche clé
La base de la CCPM est la monotâche structurée. Chaque ressource travaille sur une seule activité du projet avec une concentration totale. Il n'y a pas de changement de contexte, ni de fractionnement du temps. Les tâches sont accomplies aussi rapidement que possible - sans sacrifier la qualité - et sont immédiatement transférées au maillon suivant de la chaîne.
L'élimination de la "charge fractionnée" permet d'éviter les retards cumulés, de réduire le stress des équipes et d'améliorer considérablement la fiabilité des livraisons. Les priorités sont claires et l'attention est préservée.
Protection systémique grâce à des tampons et à la focalisation
Contrairement à d'autres méthodes qui répartissent les marges de sécurité sur chaque tâche, la CCPM consolide la protection dans des tampons stratégiques :
- Le tampon de projet: protège la livraison finale contre les événements imprévus.
- Alimentation des tampons: protection de la chaîne critique contre les voies secondaires.
Les tâches sont estimées avec une durée ciblée: le temps nécessaire pour les exécuter avec une concentration totale et sans tampons individuels. Cela vous oblige à travailler avec une réelle concentration et déplace la protection vers le système, et non vers l'individu.
Le suivi du projet se fait à l'aide d'outils tels que le diagramme de fièvre, qui montre visuellement si le tampon est consommé à un rythme soutenable. Les chefs de projet peuvent ainsi prendre des mesures avant que les retards ne s'accumulent.
La CCPM ne se contente pas d'éliminer le multitâche : elle crée les conditions structurelles pour que la concentration soit maintenue sans effort.
Conclusion : le multitâche ne permet pas d'aller plus vite
Le multitâche est encore considéré comme une vertu professionnelle, alors qu'il s'agit en fait d'un obstacle structurel à la productivité. Bien que le multitâche puisse sembler plus efficace, il s'agit en fait d'un changement constant d'orientation qui épuise, fragmente et ralentit.
Ce processus de "changement de tâches caché" a un coût invisible mais bien réel. Il réduit la productivité jusqu'à 40 %, augmente les taux d'erreur et provoque un épuisement cognitif qui affecte les performances et la santé. Chaque interruption peut prendre jusqu'à 23 minutes pour être corrigée, et le résultat cumulé est une journée moins efficace et plus stressante.
Dans les projets, cet effet est amplifié. Les tâches ne sont pas terminées à temps. Elles s'éternisent. Et le sentiment de progresser n'est qu'un sentiment. C'est pourquoi des méthodologies comme la CCPM recommandent d'éliminer le multitâche et de privilégier la concentration totale sur une tâche clé.
Le multitâche crée de faux progrès et un véritable stress. Ce qui ressemble à de la productivité est en fait une perte de traction.
Vous souhaitez améliorer la faisabilité de vos projets ?
Postulez au CCPM avec le soutien de TEOCÉ. Nous vous guidons pour :
- Détecter les goulets d'étranglement et synchroniser les ressources.
- Redéfinissez votre planification en prévoyant des zones tampons efficaces.
- Exécuter en se concentrant, en contrôlant visuellement et sans ajouter d'urgence.