En la gestión de proyectos, parecer ocupado no es lo mismo que avanzar. Muchos jefes de proyecto, PMOs y responsables de equipos caen en la trampa del multitasking: responder correos, atender reuniones, avanzar varias tareas a la vez… y terminar el día sin haber cerrado ninguna.
Este artículo expone por qué el multitasking no es una solución, sino una fuente de retrasos, errores y agotamiento. Y más importante aún: qué estrategias y metodologías puedes aplicar para salir de ese ciclo improductivo.
Tabla de contenidos
- ¿Qué es realmente el multitasking?
- Multitasking en proyectos: una falsa sensación de productividad
- Consecuencias reales del multitasking en entornos de trabajo
- Estrategias prácticas para salir del multitasking
- Qué propone CCPM para eliminar el multitasking
- Conclusión: el multitasking no te hace avanzar más rápido
- Quieres mejorar la entregabilidad de tus proyectos?
¿Qué es realmente el multitasking?
El multitasking, o realización simultánea de tareas, se entiende habitualmente como la capacidad de atender varias actividades al mismo tiempo —por ejemplo, responder correos durante una reunión o hablar por teléfono mientras se elabora una presentación. Esta práctica suele percibirse como un signo de eficiencia e incluso se valora en muchos entornos profesionales como una competencia deseable.
Sin embargo, la evidencia científica y los estudios en neurociencia desmienten esa percepción. El cerebro humano no está diseñado para prestar atención plena a más de una tarea a la vez. Lo que ocurre en realidad es un cambio rápido y continuo de foco, conocido como task switching o cambio de contexto, que fragmenta la concentración y agota los recursos mentales.
En el entorno de los proyectos, el multitasking es una práctica habitual. Parece lógico pensar que hacer varias cosas a la vez permite avanzar más rápido, aprovechar el tiempo y responder mejor a las demandas del día a día. Sin embargo, esa percepción está profundamente desconectada de cómo realmente funciona nuestro cerebro.
Lejos de ser una ventaja, el multitasking representa una trampa disfrazada de eficiencia. Su efecto acumulado puede degradar la calidad del trabajo, aumentar los errores y convertirse en una fuente continua de estrés para los jefes de proyecto y sus equipos.
El multitasking parece productividad, pero en realidad fragmenta el foco y multiplica el desgaste mental.
De la informática al comportamiento humano
El concepto de multitasking nació en el ámbito informático, donde describe la capacidad de un sistema para ejecutar múltiples tareas al mismo tiempo. Este término migró al lenguaje profesional como sinónimo de eficiencia individual: se espera que una persona pueda atender varios asuntos a la vez sin comprometer su rendimiento.
Pero el cerebro humano no es un procesador paralelo. No maneja tareas simultáneas con atención plena, sino que salta de una a otra a gran velocidad. Este proceso, conocido como “task switching”, implica una interrupción constante del foco y una pérdida continua de energía mental.
Por qué lo valoramos… y por qué no funciona
La presión por rendir más, la hiperconectividad y la cultura del “estar ocupado” han elevado el multitasking a la categoría de virtud. Responder mensajes mientras se asiste a una reunión, revisar tareas durante una llamada o alternar entre proyectos parece ser la norma.
Sin embargo, esta práctica puede reducir drásticamente tu productividad, eleva la probabilidad de errores y afecta la calidad del trabajo. A nivel cognitivo, exige un esfuerzo elevado para reorganizar la atención tras cada cambio, lo que puede tardar más de 20 minutos. Además, disminuye la concentración, eleva el estrés, y a largo plazo, deteriora el rendimiento intelectual.
Lo que parece eficiencia es, en realidad, una fuga silenciosa de tiempo, energía y atención
Multitasking en proyectos: una falsa sensación de productividad
En entornos de alta presión y múltiples demandas, el multitasking parece una solución natural. Responder correos durante una reunión, alternar entre tareas de distintos proyectos o avanzar “un poco de todo” en paralelo da la impresión de que se está aprovechando al máximo el tiempo. Sin embargo, esa percepción es solo eso: una ilusión.
Lo que se presenta como agilidad multitarea es, en realidad, una sucesión de interrupciones disfrazadas de progreso.
El mito del avance rápido
El cerebro humano no puede mantener la atención plena en dos tareas complejas al mismo tiempo. Lo que hace, en realidad, es cambiar de foco de forma constante —un proceso que fragmenta la concentración y desgasta la energía mental.
En proyectos, este efecto es aún más notorio. Cuando se intenta avanzar en varias tareas a la vez, ninguna termina antes y todas se alargan. Por ejemplo, si tres tareas de una semana se ejecutan de forma secuencial, el total es de tres semanas. Pero si se dividen en tercios y se alternan constantemente, el progreso real se retrasa: todas terminan al final de la tercera semana, y ninguna está lista antes.
El coste invisible del cambio de tarea
Cada salto entre actividades conlleva un costo oculto. Aunque no se perciba, cada interrupción exige al cerebro reorganizarse, recuperar el contexto y retomar el foco. Este “tiempo de reinicio” puede llegar hasta 23 minutos por cambio. El resultado es un goteo constante de pérdidas que afecta tanto al avance real como al bienestar emocional del profesional.
El multitasking, además de ineficiente, es una fuente de estrés y ansiedad. La presión de controlar múltiples frentes a la vez genera insatisfacción, fatiga y sensación de no llegar nunca a cerrar nada. Por eso, enfoques como Critical Chain Project Management (CCPM) recomiendan eliminar esta práctica y fomentar la concentración total en una única tarea priorizada.
Hacer varias cosas a la vez no acelera. Solo divide tu atención y multiplica el desgaste.
Consecuencias reales del multitasking en entornos de trabajo
El multitasking no solo es ineficaz: es activamente perjudicial. Su impacto va más allá de la simple pérdida de eficiencia. Afecta a la calidad del trabajo, la salud mental y la duración de los proyectos, especialmente en entornos con alta carga de tareas y múltiples frentes abiertos.
Menor productividad y más errores
El primer efecto visible es la caída de la productividad. Cambiar de tarea constantemente fragmenta la atención y exige reorganizar el pensamiento en cada salto. Se estima que este esfuerzo cognitivo puede reducir la productividad hasta en un 40%, además de aumentar significativamente la probabilidad de errores.
Cada cambio de contexto exige tiempo de recuperación. Ese esfuerzo adicional —invisible pero acumulativo— convierte una jornada aparentemente activa en una serie de interrupciones costosas.
Dispersión mental y deterioro cognitivo
El multitasking interfiere con funciones cognitivas clave. El cerebro acumula lo que se conoce como atención residual: fragmentos de las tareas anteriores que siguen ocupando espacio mental. Esto reduce la eficiencia en la tarea actual y afecta tanto la memoria a corto plazo como la capacidad de razonamiento.
Estudios indican que este efecto puede derivar en una pérdida de hasta 10 puntos en el coeficiente intelectual. Además, la infoxicación —sobrecarga de información constante— degrada el foco sostenido y bloquea la toma de decisiones.
Estrés, agotamiento y problemas de salud
Más allá del impacto cognitivo, el multitasking deteriora el bienestar emocional. Se ha relacionado directamente con síntomas de ansiedad, fatiga mental e insatisfacción laboral. El 71% de los trabajadores del conocimiento ha sufrido agotamiento en el último año, en gran parte por la presión de atender múltiples frentes en paralelo.
El esfuerzo constante por reorientar la atención impide al cerebro “desconectar”, lo que afecta el sueño, incrementa la irritabilidad y debilita la capacidad de recuperación mental.
Impacto crítico en entornos multiproyecto
En un solo proyecto, el multitasking ya es un problema. Pero en entornos multiproyecto, su efecto es catastrófico. Las tareas se alargan, los recursos pierden foco, y la sincronización entre equipos se rompe.
Metodologías como Critical Chain Project Management (CCPM) lo desaconsejan de forma explícita. Dividir el tiempo entre varias tareas paralelas no solo retrasa todas, sino que introduce incertidumbre y sobrecarga en los recursos. El resultado: fechas incumplidas, presión creciente y proyectos que nunca terminan cuando deberían.
El multitasking es ruido disfrazado de actividad. En proyectos, ese ruido se paga con retrasos.
Estrategias prácticas para salir del multitasking
Romper con la multitarea no es solo una cuestión de voluntad: requiere método. El cerebro humano no está preparado para dividir su atención en varias direcciones a la vez. Lo que percibimos como multitasking es, en realidad, un cambio constante entre tareas que desgasta la energía mental y reduce el rendimiento.
La buena noticia es que existen técnicas contrastadas para recuperar el foco, proteger la productividad y reducir el estrés. Estas estrategias permiten avanzar más con menos desgaste.
La salida del multitasking no es dejar de hacer, sino empezar a hacer con intención y prioridad.
delegar
En mi experiencia de años, he aprendido que saber delegar es un arte y es una de las formas más eficaces de combatir el multitasking.
Cuando todo pasa por ti, el foco se fragmenta y las tareas se acumulan. Aprender a delegar libera atención para lo que realmente requiere tu intervención directa.
No se trata de soltar responsabilidades, sino de dar claridad, autonomía y seguimiento a quien pueda asumirlas. Así reduces el ruido operativo, evitas la sobrecarga y recuperas el foco estratégico.
Técnicas de enfoque y priorización
La base para eliminar la multitarea es el monotasking: centrarse en una sola tarea a la vez. Una práctica eficaz es identificar las Tareas Más Importantes (MITs) del día y abordarlas en primer lugar, antes de que el entorno imponga su ruido.
La regla 90/90/1 de Robin Sharma lo resume bien: dedica los primeros 90 minutos del día, durante 90 días, a tu tarea más importante o creativa. Así proteges tu energía más valiosa para el trabajo que realmente importa.
Gestión estructurada del tiempo
Para sostener el foco, el tiempo debe ser diseñado, no reactivo. Algunas técnicas eficaces:
- Timeboxing: asignar bloques de tiempo cerrados a una única tarea.
- Time blocking: agrupar tareas similares (como responder correos) en momentos específicos del día.
- Técnica Pomodoro: trabajar 25 minutos seguidos, descansar 5, y repetir. Después de 4 ciclos, una pausa más larga. Esta estructura ayuda a mantener la concentración y reducir la fatiga.
La metodología CCPM también incorpora este principio: eliminar multitareas para proteger el foco del recurso más crítico.
Minimizar distracciones y decir «no»
El entorno digital ( y esto sirve para cualquier entorno) es una fábrica de interrupciones. Activa el modo “No molestar”, silencia notificaciones y elimina lo que compite por tu atención. Pero más importante aún: aprende a decir “no”. Cada nueva tarea sin filtro es una puerta abierta al caos. Decidir qué no hacer es parte de ser productivo.
Mindfulness y descanso efectivo
Entrenar la atención también es clave. El mindfulness ayuda a mantener la mente en el presente, reduciendo el arrastre cognitivo entre tareas. Además, es esencial tomar pausas regulares: 5 a 10 minutos cada hora u hora y media pueden recargar la capacidad de concentración. Y sin descanso real (sueño incluido), no hay rendimiento sostenible.
Multitasking inteligente (solo en casos específicos)
El único multitasking aceptable es el que no requiere atención real. Por ejemplo, escuchar un podcast mientras se dobla ropa o caminar mientras se reflexiona. Aun así, incluso en esas tareas, solo una recibe el foco completo del cerebro. Usar esta estrategia requiere criterio y combinarla con una tarea mecánica que no necesita una atención plena.
No se trata de hacer más, sino de hacer lo que toca… y hacerlo bien.
Qué propone CCPM para eliminar el multitasking
Pocas metodologías abordan el problema del multitasking con tanta claridad como Critical Chain Project Management (CCPM). Para CCPM, la multitarea no es una ineficiencia menor, sino el enemigo número uno de la productividad. Su objetivo es construir un entorno en el que cada recurso se dedique por completo a lo que importa: una sola tarea a la vez.
CCPM no optimiza tareas, optimiza atención. Porque sin foco, no hay avance real.
100% de concentración en una tarea clave
La base de CCPM es el monotasking estructurado. Cada recurso trabaja en una sola actividad del proyecto con concentración total. No hay cambios de contexto, ni fraccionamiento de tiempo. Las tareas se completan lo más rápido posible —sin sacrificar calidad— y se transfieren de inmediato al siguiente eslabón de la cadena.
Esta eliminación de la “carga fraccionada” evita retrasos acumulativos, reduce el estrés en los equipos y mejora drásticamente la fiabilidad de las entregas. La prioridad está clara, y la atención, protegida.
Protección sistémica con buffers y foco
A diferencia de otras metodologías que dispersan márgenes de seguridad en cada tarea, CCPM consolida la protección en buffers estratégicos:
- Buffer de proyecto: protege la entrega final ante imprevistos.
- Buffers de alimentación: protegen la cadena crítica desde las rutas secundarias.
Las tareas se estiman con una duración focalizada: el tiempo necesario para ejecutarlas con total concentración y sin colchones individuales. Esto obliga a trabajar con foco real, y traslada la protección al sistema, no al individuo.
El control del proyecto se realiza con herramientas como el Fever Chart, que muestra visualmente si se está consumiendo el buffer a un ritmo sostenible. Así, los responsables de proyecto pueden actuar antes de que se acumulen los desvíos.
CCPM no solo elimina el multitasking: crea las condiciones estructurales para que el foco se mantenga sin esfuerzo.
Conclusión: el multitasking no te hace avanzar más rápido
El multitasking sigue siendo visto como una virtud profesional, cuando en realidad es un obstáculo estructural para la productividad. Aunque parezca que avanzar en varias cosas a la vez es más eficiente, lo que realmente ocurre es un constante cambio de foco que agota, fragmenta y retrasa.
Este proceso de “cambio encubierto entre tareas” tiene un coste invisible pero muy real. Reduce la productividad hasta en un 40%, eleva la tasa de errores y provoca un desgaste cognitivo que afecta al rendimiento y a la salud. Cada interrupción puede tardar hasta 23 minutos en corregirse, y el resultado acumulado es una jornada menos efectiva y más estresante.
En proyectos, este efecto se amplifica. Las tareas no terminan antes. Se alargan. Y la sensación de estar avanzando es solo eso: una sensación. Por eso metodologías como CCPM recomiendan eliminar el multitasking y priorizar la concentración total en una tarea clave.
El multitasking crea progreso falso y estrés real. Lo que parece productividad es, en realidad, pérdida de tracción.
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