Reflexionando sobre el flujo de los proyectos

¡Lo que da de sí un dómino! Hace unos días dejaba un podcast en nuestras «Reflexiones teocé» con el título «Flujo!».Esta vez os lo traigo en forma gráfica. Me ha costado decidirme por uno de los muchos vídeos que hay. Bastantes son interesantes y aunque sólo sea por lo visual a mi me encantan. Es un poco largo para lo que se espera en una entrada de blog. Pero creo que los 3 minutos largos que dura son entretenidos.

Ya en el podcast os comentaba lo que me viene a la cabeza: como avanzan las fichas de forma fluida. Cada una tumba a la siguiente. Y eso son proyectos y las dependencias técnicas entre tareas: predecesoras que activan a sucesoras.

Pero también tenemos lo contrario: cuando avanzamos a trompicones, con dificultades, con discontinuidad. ¿Os resulta familiar esta particular forma de definir cómo es un proyecto? «Un proyecto es una situación llena de gente esperando a que otra gente acabe su trabajo para poder empezar el suyo». Porque esto es lo que en definitiva es el flujo y las dependencias funcionales: gente esperando el trabajo de otra gente.

Y me encanta el simil del dómino porque me hace pensar en algunos temas:

• ¿Conoce el project manager cuándo ha de darle el empujón inicial a la secuencia de fichas? Es más, ¿conoce cuáles son las fichas que debe empujar? Hablando técnicamente: las puertas del proyecto son las tareas sin predecesora y debemos tenerlas identificadas y calendarizadas. Porque o las activa el project manager o a saber qué pasa.
• ¿Cuánto tiempo se retiene una tarea? Mejor dicho: ¿Cuánto tiempo de más se retiene una tarea? Si disponer del entregable es lo que permite hacer el traspaso y activar la siguiente tarea: ¿Cómo nos organizamos para focalizarnos en acabar cosas? Sólo lo que acabamos y pasamos genera flujo. El recurso que va después de mí puede convertirse en un recurso esperando trabajo, precisamente porque mi trabajo espera recurso. Es decir, porque he abierto más tareas de las que puedo abarcar y les dedico parte de mi tiempo a cada una de ellas.
• Bueno, y una previa: ¿Qué esfuerzo le hemos dedicado a la planificación y de qué manera? Solemos atacar directamente Gantt porque andamos preocupados por las fechas. Y a veces nos olvidamos que hay un requisito anterior para poder cumplir las fechas: ¿Qué cosas pueden estar esperando por qué otras cosas? ¿Conocemos las relaciones entre las áreas, fases, tareas…? Antes de abordar Gantt hay que construir una estructura funcional, un diagrama de relaciones. Y eso son cajas y flechas, no barras. Y no digo que no hay que hacer el Gantt… pero si no tengo el paso previo no lo voy a trabajar bien.

Aquí lo dejo, aunque seguro que se le puede sacar mucho más.